Kategorie-Archiv: Microsoft 365

Outlook Suche in Freigegeben Ordnern liefert keine Ergebnisse (Suche funktioniert nicht in „fremden“ Ordnern)

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Die Outlook-Suche verhält sich ja häufiger etwas ungewöhnlich, das man aber sei einer Weile praktisch nicht mehr freigegebene Ordnern (Nicht freigegebene Postfächer) von anderen Nutzern suchen kann, ist merh als ärgerlich. Grade in Zeiten von Exchange Online ist das sehr ärgerlich.

Schuld ist Outlook in Verbindunge mit dem Windows Indexdienst. Freigegebene Ordner werden standartmäßig wie freigegebene Postfächer heruntergeladen; diese landen somit im Index. Leider beauftragt Outllook bei der Sucher nur noch „Eigenes Postfach“ und liefer somit bei freigegebenen Ordnern nur leere Ergebnismengen zurück.

Woraround

Man kann Exchange dazu zwingen, die Serverseitige Suche zu verwenden. Der Zugriff auf Microsoft 365 Exchange Online-Postfächer ist dann zwar etwas langsamer, dafür liefert die Outlook-Suche plötzliche wieder korrekte Ergebnisse. Bonus: Neu vergebene Berechtigungen greifen nun ebenfalls sofort.

Das geht unter den E-Mail Konten > E-Mail > Postfach auswähen und oben „Ändern“ > Weitere Einstellungen > Erweitert > Freigegebene Ordner herunterladen AUS schalten.

App Kennwort für Microsoft 365 Exchange Online Postfach erstellen

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Nicht schnell eingerichtet, aber sehr hilfreich: App Kennwörter als Ergänzung zur Multi-Faktor Authentifizierung – als Teil von Microsoft 365 ist ein fundamentaler und sehr gut umgesetzer Schutzfaktor für den Zugang.

Der geneigte Microsoft 365 Administrator kann Multi-Faktor Authentifizierung mit wenigen Klicks (oder via PowerShell) für einzelne oder alle Anwender aktivieren. Wie steht es aber um statische App Kennwörter – Wie erstellt man nun für ältere Programme oder SMTP-Clients (Kopierer, Scanner, CNC-Maschinen …) App-Kennwörter?

Limitierungen bei App Kennwörtern

  • Pro Benutzer maximal 40 App-Kennwörter
  • App-Kennwörter funktionieren nur in Microsoft 365, auch bei Hybrid-Szenarien nicht im lokalen Server
  • Funktioniert nicht bei „bedingtem Zugriff“ mit MFA (und modernern Auth)
  • App Kennwörter werden generiert (z.B. xmnfgsaofn3DSk) vorgegeben und können nicht geändert werden. Muss ein Kennwort „getauscht“ werden, geht das nur über löschen > Neu
  • Bei den „Hohen Sicherheitsstandarts“ muss MFA pri User erzwungen sein

Schritt 1 – App-Kennwörter für Benutzer erlauben

Man kann App Kennwörter nur erlauben, wenn die Azure AD Multi-Factor Authentication für den betreffenden Nutzer aktiviert ist.

  1. „Mehrstufige Authentifizierung“ Center als Administrator öffnen: https://account.activedirectory.windowsazure.com/UserManagement/MultifactorVerification.aspx
  2. Ganz Oben (!) unter „diensteinstellungen“ den „Benutzern das Erstellen von App-Kennwörtern zum Anmelden bei nicht browserbasierten Apps gestatten“

Schritt 2 – MFA erzwingen

Ganz oben unter „benutzer“ muss die Verwendung von MFA erzwungen werden, wenn die „Hohen Sicherheitsstandarts“ für das AzureAD eingeschaltet sind (Standard seit 2020).

Die Einstellung wird in aller Regel nicht sofort aktiv, aber man kann die Übernahme erzwingen, indem man als Administrator alle Sitzungen des Nutzers abmeldet und der Nutzer sich neu (in einem Browser) anmeldet

Schritt 2 – App Kennwort erstellen

  1. Das My-Signins Center als Benutzer (nicht mehr als Administrator) öffnen: https://mysignins.microsoft.com/security-info
  2. Unter Sicherheitsinformationen > Methode hinzufügen ein App Kennwort einrichten

Exchange MaiboxMoveRequest schlägt fehl MapiExceptionFolderHierarchyChildrenCountQuotaExceeded: Unable to create folder. ‎0x80004005

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Bei der Migration einer Mailbox nach Exchange Online schlägt die Sychronistion mit diesem Fehler fehl:

MigrationMRSPermanentException: Error: Could not create folder 2288. –> MapiExceptionFolderHierarchyChildrenCountQuotaExceeded: Unable to create folder. ‎(hr=0x80004005, ec=1253)‎

Exchange Online hat mehrere Limits. Zum Beispiel eine Verschachtelungstiefe von 300 Ordnern und 1000 Ordner pro IPM_SUBTREE Ordner. Aber so viele Ordner gibt es doch gar nicht?

Ordner in Exchange Online (richtig) zählen

Die Anzahl der Ordner pro Postfach lassen sich ganz einfach zählen:

Get-MailboxFolderStatistics | Measure

Aber das ist nicht sie ganze Warheit; via MAPI lassen sich Ordner auch außerhalb der in Outlook sichtbaren Postfachstruktur anlegen. Beispielweise erstellt jedes ActiveSync-Gerät einene eigenen Ordner für seine Konfiguration und Synchronisationsdaten. Wirklich alle Ordner zählt:

Get-MailboxFolderStatistics -FolderScope NonIpmRoot | Measure

Möglicherweise sehen die Zahlen hier auf einmal völlig anders aus. Vor allem iPhone-Geräte scheinen relativ anfällig für die (unbewusste) Erzeugung übermäßig große Ordnerzahlen zu sein. Wir haben hier Wert zwischen 50.000 und 120.000 gesehen – was auch beim zählen wahnsinnig lange dauert. „Get-MailboxFolderStatistics“ läuft hier auch mal drei Stunden lang.

Nicht-Sichtbare Exchange Ordner entfernen

In unsere Fällen war es am einfachsten, die mobilen Geräte einfach alle von dem betroffenen Account zu entfernen (dabei werden alle automatisch erstellten Ordner entfernt) und nach der Migration neu zu verbinden.

Get-MobileDevice -Mailbox <NAME> | Remove-MobileDevice

Exchange OnPremises Ressourcen (Ressourcen-Postfächer wie Räume) nach Exchange Online migrieren

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Benutzer-Postfächer kann man im Exchange Control Panel (ECP) durch einen schnellen Klick auf „Postfach verschieben > Zu Exchange Online“ recht einfach verschieben.

Leider hat Microsoft noch keine solche Funktion für Ressourcenmailboxen eingebaut. Also muss man Räume und Geräte manuell an der PowerShell verschieben. Das geht allerdings relativ problemlos.

Raum- oder Gerätepostfächer zu Exchange online verschieben

Zuerst eine Verbindung zur Exchange Online PowerShell herstellen:

PS C:\> Import-Module ExchangeOnlineManagement
PS C:\> Connect-ExchangeOnline

Dann ein Credential-Objekt für die lokale Domäne erstellen:

PS C:\> $OnPremCred = Get-Credential

Und schliesslich die Migrationsaufträge (MoveRequests) erstellen:

PS C:\> New-MoveRequest -Identity "<Name der Ressource>" -Remote -RemoteHostName <Name Exchange> -TargetDeliveryDomain <Tenant Name>.onmicrosoft.com -RemoteCredential $OnPremCred

Mit den üblichen Tools wie Get-MoveRequest lässt sich der Auftrag dann verfolgen. Im GUI sieht man diese allerdings leider nicht – dafür freifen Parameter wie das BadItemLimit und so weiter.

Ein im lokalen ActiveDirectory gelöschter Benutzer wird nicht von AADConnect in Microsoft 365 gelöscht

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Es tritt manchmal das Problem auf, das ein gelöschtes AD-Objekt (Benutzer) aus dem lokalen („OnPremises“) ActiveDirectory (EXAMPLE.LOCAL) nicht in das AzureAD synchronisiert wird, also dort nicht ebenfalls entfernt wird. „Normalerweise“ sollte das aber der Fall sein.

Das Objekt ist in diesem Fall weiterhin in Microsoft 365 sichtbar, kann aber auch im Portal (https://portal.office.com) nicht entfernt werde. Das passiert dann, wenn die Verzeichnissynchronisierung ein bestimmtes Cloud-Objekt „unerwartet“ nicht löschen kann und führt zu einem verwaisten Azure AD-Objekt, das von einem Administrator direkt entfernt werden muss.

Lösung (Windows 10+)

  • Wenn nicht vorhanden, AzureAD/MSOnline PowerShell Modul installieren
    Install-Module -Name MSOnline
  • Mit dem AzureAD (Microsoft 365 Tenant) als „Globaler Administrator“ verbinden
    Connect-MsolService
  • Objekt suchen mit
    Get-MsolUser -UserPrincipalName [email protected]
    … oder mit
    Get-MsolUser -SearchString "nam"
  • Wenn gefunden, Objekt(e) entfernen
    Get-MsolUser -UserPrincipalName [email protected] | Remove-MsolUser